Stan prawny: lipiec 2026 r.

Sporządzamy odwołania od decyzji odmawiającej usunięcia danych z KSIP przez Komendanta Głównego Policji

Prosimy o kontakt mailowy: usuniecie.ksip@gmail.com

Tel.: 530 929 072

Spis treści

1. Wstęp – co oznacza odmowa i dlaczego nie jest to koniec drogi
2. Najczęstsze przyczyny odmowy usunięcia danych z KSIP
3. Procedura usuwania danych z KSIP – krok po kroku
4. Terminy w postępowaniu o usunięcie danych z KSIP
5. Najczęstsze błędy proceduralne
6. Argumenty uzasadniające skargę do UODO
7. Zmiany w prawie dotyczące KSIP w 2026 roku
8. Podstawa prawna
9. Najważniejsze orzeczenia i decyzje UODO oraz NSA/WSA
10. FAQ – 15 najczęściej zadawanych pytań

Wstęp – co oznacza odmowa i dlaczego nie jest to koniec drogi

Otrzymałeś odmowę na wniosek o usunięcie danych z Krajowego Systemu Informacji Policji (KSIP) od Komendanta Głównego Policji? To częsta sytuacja. Wielu osobom, które złożyły wniosek po zatarciu skazania, umorzeniu postępowania, uniewinnieniu lub po wielu latach od zdarzenia, policja odpowiada, że dane „są nadal niezbędne do wykonywania zadań Policji”.

Pomagamy zarówno na etapie wniosku do Komendanta Głównego Policji, jak i po otrzymaniu odmowy – przygotowujemy skuteczne skargi do UODO oraz reprezentujemy klientów w ewentualnych postępowaniach przed sądami administracyjnymi.

Jeśli otrzymałeś odmowę – skontaktuj się z nami. Im szybciej zareagujesz, tym większe szanse na pozytywne rozstrzygnięcie.

Najczęstsze przyczyny odmowy usunięcia danych z KSIP

Komendant Główny Policji najczęściej odmawia usunięcia danych z następujących powodów:

• Dane nadal „niezbędne do wykonywania zadań Policji” – nawet po wielu latach policja powołuje się na możliwość „prognoz kryminologicznych” lub potrzebę weryfikacji w przyszłości.
• Wewnętrzne regulacje KGP (głównie Zarządzenie Nr 70 z 2019 r.) nie przewidują automatycznego usunięcia po zatarciu skazania, umorzeniu czy uniewinnieniu.
• Brak przesłanek do usunięcia według policyjnej oceny – dane wprowadzono prawidłowo w momencie rejestracji.
• Możliwość wznowienia postępowania lub pojawienia się nowych informacji.
• Ogólne stanowisko, że weryfikacja danych następuje nie rzadziej niż co 10 lat (§ 11 rozporządzenia MSWiA) i do tego czasu dane mogą pozostać w systemie.

Często odmowa ma charakter uznaniowy i lakoniczny – policja nie zawsze przeprowadza indywidualną, aktualną ocenę konieczności dalszego przetwarzania.

Procedura usuwania danych z KSIP – krok po kroku

1. Złożenie wniosku do Komendanta Głównego Policji (ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa) – to on jest administratorem danych w KSIP.
2. Rozpatrzenie wniosku przez KGP (decyzja administracyjna lub pismo).
3. Otrzymanie odmowy – w praktyce najczęściej właśnie pismo z uzasadnieniem.
4. Skarga do Prezesa UODO – najskuteczniejsza droga po odmowie.

Terminy w postępowaniu o usunięcie danych z KSIP

• Wniosek do KGP – nie ma sztywnego terminu przedawnienia, ale im szybciej złożysz, tym lepiej (szczególnie gdy dane blokują Ci pracę, pozwolenie na broń, wjazd za granicę itp.).
• Skarga do UODO – należy złożyć bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu odmowy. W praktyce przyjmuje się, że im szybciej, tym lepiej. Termin wynosi 30 dni.
• Rozpatrzenie skargi przez UODO.

Brak sztywnych terminów przedawnienia roszczenia o usunięcie danych (w przeciwieństwie do niektórych spraw administracyjnych) – dane nie powinny być przetwarzane dłużej niż jest to niezbędne.

Najczęstsze błędy proceduralne

Popełniane przez wnioskodawców:

• Składanie wniosku nie do Komendanta Głównego Policji, tylko do lokalnej komendy.
• Brak jakiegokolwiek uzasadnienia lub bardzo ogólne sformułowania.
• Złożenie wniosku „na ślepo” bez analizy, czy dane rzeczywiście nadal są przetwarzane w KSIP.
• Błędy formalne w piśmie (brak danych osobowych, podpisu, adresu do korespondencji).

Popełniane przez organy:

• Automatyczne odmowy bez indywidualnej oceny aktualnej konieczności przetwarzania danych.
• Powoływanie się na „prognozy kryminologiczne” bez wskazania konkretnych przesłanek.
• Brak odpowiedzi na argumenty wnioskodawcy dotyczące ustania celu przetwarzania.
• Niezastosowanie zasad RODO (ograniczenie przechowywania, minimalizacja danych).

Argumenty uzasadniające skargę do UODO

Skuteczna skarga do UODO powinna zawierać następujące kluczowe argumenty:

• Naruszenie zasady ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) – dane nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których je przetwarzano.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których je zgromadzono.
• Brak podstawy prawnej dalszego przetwarzania (art. 6 RODO) – po ustaniu celu przetwarzania (np. prawomocne umorzenie, zatarciu skazania) dalsze przechowywanie wymaga szczególnego uzasadnienia.
• Brak indywidualnej weryfikacji – policja często stosuje automatyczne, szablonowe odmowy zamiast oceniać konkretną sytuację danej osoby.
• Proporcjonalność – bezterminowe lub wieloletnie przechowywanie danych o osobach, wobec których postępowanie zakończyło się korzystnie, jest nieproporcjonalne.
• Orzecznictwo – powołanie korzystnych wyroków NSA, WSA i stanowiska UODO.

W skardze należy dokładnie opisać stan faktyczny i jasno sformułować żądanie: nakazanie Komendantowi Głównemu Policji usunięcia danych osobowych z KSIP.

Zmiany w prawie dotyczące przepisów w 2026 roku

Na dzień lipiec 2026 r. nie wprowadzono fundamentalnych zmian legislacyjnych w zakresie procedury usuwania danych z KSIP.

Obowiązują nadal:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
• Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji
• Zarządzenie Nr 70 Komendanta Głównego Policji z dnia 2 grudnia 2019 r. w sprawie Krajowego Systemu Informacyjnego Policji

W orzecznictwie sądów administracyjnych i decyzjach UODO nadal podkreśla się konieczność rzeczywistej, a nie pozornej weryfikacji celowości dalszego przetwarzania danych. Coraz częściej kwestionuje się automatyczne powoływanie się na „prognozy kryminologiczne” bez wskazania konkretnych, aktualnych przesłanek.

Podstawa prawna

Najważniejsze przepisy:

• RODO:
  • art. 5 – zasady przetwarzania danych osobowych (w tym ograniczenie przechowywania)
  • art. 6 – podstawy prawne przetwarzania
  • art. 17 – prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
  • art. 77 – prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• Ustawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. – art. 8 ust. 2 (uprawnienia Prezesa UODO do nakazania przywrócenia stanu zgodnego z prawem)
• Ustawa o Policji – przepisy dotyczące prowadzenia KSIP i przetwarzania danych osobowych (m.in. art. 20 i nast. w aktualnym brzmieniu)
• Zarządzenie Nr 70 KGP z 2019 r. – szczegółowe zasady weryfikacji i usuwania informacji z KSIP (dane uznane za zbędne podlegają pseudonimizacji; usunięciu podlegają dane wprowadzone bezzasadnie lub nieprawdziwe)

Najważniejsze orzeczenia i decyzje UODO oraz NSA/WSA

Kluczowe orzeczenia i stanowiska:

• Wyrok WSA w Warszawie z 24 października 2011 r., sygn. II SA/Wa 625/11 – do usuwania danych z KSIP stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych; dane nie mogą być przetwarzane dłużej niż jest to niezbędne.
• Wyrok NSA z 21 kwietnia 2017 r., sygn. I OSK 2426/15 – art. 20 ust. 17 ustawy o Policji nie przewiduje obowiązku niezwłocznego usunięcia danych po uniewinnieniu lub umorzeniu postępowania.
• Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 12 grudnia 2005 r., sygn. K 32/04 – podobne stanowisko dotyczące braku automatycznego obowiązku usunięcia.
• Orzecznictwo ETPC (m.in. wyrok z 4 grudnia 2008 r. w sprawie S. and Marper v. United Kingdom) – bezterminowe przechowywanie danych osób nie skazanych może naruszać art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka.
• Nowsze orzecznictwo NSA i WSA (2022–2025) – w sprawach dotyczących warunkowego umorzenia postępowania oraz „prognoz kryminologicznych” sądy administracyjne coraz częściej wymagają od policji konkretnego, indywidualnego uzasadnienia dalszego przetwarzania danych. UODO wielokrotnie nakazywał usunięcie danych, gdy cel przetwarzania ustał.

W praktyce UODO coraz częściej staje po stronie osób, których dane są przechowywane w KSIP bez aktualnego, konkretnego uzasadnienia.

FAQ – 15 najczęściej zadawanych pytań

1. 1. Czy po odmowie Komendanta Głównego Policji mogę jeszcze coś zrobić?
   Tak. Najskuteczniejszą drogą jest złożenie skargi do Prezesa UODO.
2. 2. Jaka jest różnica między odwołaniem a skargą do UODO?
   Formalnie po decyzji KGP nie zawsze przysługuje klasyczne odwołanie w trybie KPA. Skarga do UODO jest środkiem ochrony danych osobowych na podstawie RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.
3. 3. Ile mam czasu na złożenie skargi do UODO?
   Należy złożyć ją bez zbędnej zwłoki. Im szybciej, tym lepiej – termin to 30 dni.
4. 4. Czy skarga do UODO jest płatna?
   Nie, skarga do UODO jest bezpłatna.
5. 5. Jakie argumenty najlepiej działają w skardze?
   Najsilniejsze są argumenty oparte na ustaniu celu przetwarzania, naruszeniu zasady ograniczenia przechowywania (art. 5 RODO) i prawie do usunięcia (art. 17 RODO).
6. 6. Czy policja musi usunąć dane po zatarciu skazania?
   Nie ma automatycznego obowiązku, ale dane powinny być usunięte, gdy ustał cel ich przetwarzania. Często wymaga to skargi do UODO.
7. 7. Co jeśli UODO też odmówi?
   Można zaskarżyć decyzję UODO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
8. 8. Czy mogę od razu iść do sądu, omijając UODO?
   W sprawach o ochronę danych osobowych najpierw należy skorzystać ze skargi do UODO (art. 77 RODO).
9. 9. Ile trwa cała procedura?
   Kilka miesięcy.
10. 10. Czy prawnik jest potrzebny?
    Niekoniecznie, ale po odmowie KGP profesjonalne przygotowanie skargi znacząco zwiększa szanse na sukces.
11. 11. Jakie dokumenty dołączyć do skargi do UODO?
    Odmowę KGP, wniosek, postanowienie o umorzeniu/uniewinnieniu/zatarciu, wszelkie inne dowody potwierdzające ustanie celu przetwarzania.
12. 12. Czy dane w KSIP wpływają na zaświadczenie o niekaralności?
    Zaświadczenie o niekaralności (z KRK) może być czyste, ale dane w KSIP mogą blokować pracę w policji, ochronie, przy broni itp.
13. 13. Czy po umorzeniu sprawy dane powinny być usunięte?
    Tak – jeśli ustał cel przetwarzania. Policja często tego nie uznaje automatycznie.
14. 14. Co to jest pseudonimizacja w KSIP?
    Zgodnie z zarządzeniem KGP dane uznane za zbędne podlegają pseudonimizacji zamiast pełnego usunięcia.
15. 15. Jakie są realne szanse na sukces?
    Przy dobrze przygotowanej skardze i odpowiedniej argumentacji szanse są wysokie – szczególnie gdy dane dotyczą dawnych, zakończonych korzystnie spraw.

Potrzebujesz pomocy przy skardze do UODO po odmowie usunięcia danych z KSIP?

Nasz zespół ma doświadczenie w tego typu sprawach. Przygotowujemy skuteczne pisma i reprezentujemy klientów przed UODO oraz sądami administracyjnymi.

Kontakt (Prosimy o kontakt mailowy):

usuniecie.ksip@gmail.com, tel: 530 929 072

Im szybciej zaczniesz działać, tym większe masz szanse na wyczyszczenie swoich danych z KSIP...